طراحی ست اداری
امروزه با توجه به گسترش فعالیت و اهمیت شرکت‌ها و رقبای آنها در دنیای مدرن، مدیران به‌عنوان هسته و مرکز کنترل شرکت دارنده نقش اساسی در فعالیت‌های شرکت هستند و باید هویتی منحصربه‌فرد و خاص برای سازمان یا شرکت خود ایجاد کنند. مدیران باید به فنون طرح برند به‌گونه‌ای که اعتبار و اعتماد را جلب کند، آگاه باشند. در همین راستا عوامل ظاهری مانند طراحی ست استاندارد اداری یکی از مهمترین شیوه‌های مطلوب برای برندسازی و هویت برند به شمار خواهد آمد.
اگر طراحی ست‌های اداری به شکل حرفه‌ای صورت بگیرد، سبب معرفی و شناخته شدن برند به مشتریان و رقبا شده و با ماندگار شدن حافظه‌های دیداری، تداوم فعالیت شرکت را به دنبال خواهد داشت. ست‌های اداری به‌عنوان نماینده بصری هر شرکت یا سازمان، باید پیرو یکسری استانداردهای خاص باشند. در این مطلب به ماهیت، اهمیت و قیمت طراحی ست اداری و همچنین اصول و تاثیرات آن روی کسب‌وکارها می‌پردازیم.
طراحی ست اداری چیست؟
طراحی ست اداری هرگونه فعالیتی است که به اقلام مختلف نوعی طراحی خلاقانه ببخشد و ظاهر شرکت را بهبود دهد. اقلام مذکور شامل سربرگ A4 و A5، کارت ویزیت، پاکت نامه، پاکت A4 و A5، فولدر، لیبل و جلد سی‌دی، کاغذ یادداشت، برچسب اموال و… است؛ همچنین اوراق مالی و اداری و کارت‌های پرسنلی نیز در کنار این اقلام برای بهبود ظاهر محیط شرکت به‌گونه‌ای خاص طراحی می‌شوند.
طراحی اصولی ست‌های اداری سبب می‌شود این طراحی به‌عنوان یک ابزار کارآمد، نقش موثری در تبلیغ شرکت و حوزه فعالیت شرکت ایفا کند. دقت داشته باشد که ست‌های اداری اگر به‌طور اصولی و صحیح طراحی نشوند، کارایی خود را از دست داده و برای اینکه بتوانند در عرصه‌های مختلف موثر واقع باشند، لازم است اصول طراحی توسط افراد متخصص رعایت شود. دیدگاه و نظرات مشتریان نسبت به شرکت به واسطه یک ست استاندارد اداری با طراحی نامناسب تغییر می‌کند. طراحی اصولی ست‌های اداری می‌تواند از آشفتگی و بی‌نظمی درون‌سازمانی پیشگیری کند.
مهمترین اسناد طراحی ست استاندارد اداری را سربرگ، کارت ویزیت و انواع پاکت‌نامه تشکیل می‌دهند. سربرگ‌ها همان کاغذهایی هستند که از نشان سازمانی برخوردار بوده و کاربرد آنها در نامه‌نگاری‌های ادارات و مؤسسات یا اشخاص حقیقی به‌کار است. سایزهای A4 و A5 برای سربرگ‌ها رایج هستند. موارد موجود در سربرگ شامل لوگو یا نشان تجاری، آدرس پستی، شماره تلفن، تاریخ، شماره نامه، پیوست و اسم شرکت می‌باشد.
کارت ویزیت از ابزارهای مهم تبلیغاتی در طراحی ست‌های اداری محسوب می‌شود. اطلاعات درج شده روی کارت ویزیت شامل لوگو، شرح مختصری محدوده فعالیت‌های شرکت، نشانی و شماره تلفن است.
ابزار مهم دیگر در این زمینه، پاکت‌نامه است که لوگو، آدرس پستی و شماره تلفن روی آن درج می‌شود. لوگو در قسمت سمت چپ و بالای پاکت‌نامه قرار می‌گیرد. بخش پایین و سمت چپ نیز به آدرس پستی، شماره تلفن، آدرس الکترونیک و سایر راه‌های ارتباطی اختصاص دارد؛ همچنین سمت راست و بالای پاکت برای الصاق تمبر و عملیات پستی خالی گذاشته می‌شود.
چرا طراحی ست اداری مهم است؟
مدیران شرکت‌های مختلف در طول روز با افراد یا سازمان‌های زیادی مکاتبه می‌کنند. به دلیل حضوری نبودن بسیاری از مذاکرات، شخصیت یک شرکت را اوراق اداری آن شرکت تعیین می‌کند. اوراق اداری می‌توانند سبب ارتقای جایگاه شرکت نزد افراد و ایجاد اعتماد نسبت به شرکت شود.
ست‌های اداری در نقش یک بازاریاب عمل کرده و افراد و سازمان‌ها را به شرکت جذب می‌کنند و در نتیجه منافع شرکت افزایش می‌یابد. ست‌های اداری دیدگاه مخاطبان را ایجاد می‌کنند و داشتن ست جذاب اداری با طراحی یکپارچه و تخصصی، نشان‌دهنده شخصیت برند است.
ست‌های اداری یکی از مهمترین راه‌های ارتباط با شرکت‌ها و افراد به حساب می‌آیند. اوراق و اقلام اداری پدید آورنده یک تصویر جامع و ماندگار از شرکت در ذهن مخاطبان است و نقش مهمی در شناخت مخاطب و اعتماد او ایفا می‌کند.
زبان رسمی شرکت‌ها، مکاتبات اداری آنهاست و نحوه ارائه و ظاهر مناسب با رعایت اصول و قواعد طراحی ست‌های اداری در کنار رعایت آیین نگارش، عامل موفقیت هر شرکت است.
چه کسانی بیشتر به ست اداری نیاز دارند؟
از آنجا که ست‌های اداری به منظور معرفی شخصیت شرکت به افراد و دیگر شرکت‌ها طراحی می‌شوند، برای مدیرانی مناسب است که قصد گسترش کسب‌و‌کار خود و جذب مخاطب به برند خود را دارند؛ بنابراین قیمت طراحی ست اداری برای این مدیران چندان مهم نبوده و رعایت اصول آن را حائز اهمیت می‌دانند. از آنجا که ست‌های اداری به ترویج و رونق برند کمک شایانی می‌کنند، برای شرکت‌های نوپایی که به دنبال جلب اعتماد عمومی هستند، امری حیاتی به شمار می‌روند.
همانطور که پیش از این نیز گفتیم، امروزه قیمت طراحی ست اداری چندان مورد توجه نبوده و این وجود آنهاست که اهمیت فراوانی داشته و برای تمام شرکت‌ها یک ضرورت است؛ زیرا ست‌های اداری ارزش و اهمیت خود را در توسعه روابط شرکت‌ها اثبات کرده‌اند.
نکته حائز اهمیت این است که بهره‌گیری از متخصصین طراحی ست اداری در این زمینه می‌تواند بسیار مفید باشد. ست‌های اداری را هرکسی نمی‌تواند به‌طور اصولی تنظیم کند و این امر به تجربه و مهارت نیاز دارد. همانطور که ست‌های اداری مناسب برای گسترش شرکت و برند مفید هستند، ست‌های اداری غیر اصولی نتیجه عکس داشته و دیدگاهی منفی از شرکت برای مخاطب ایجاد می‌کند.
قیمت طراحی ست اداری چگونه محاسبه می‌شود؟
مجموعه‌های مختلفی وجود دارند که خدمات مشاوره طراحی ست اوراق اداری را به صورت رایگان به مشتریان خود ارائه می‌دهند و همچنین صفر تا صد این کار را به شکل حرفه‌ای عهده‌دار شده و با کیفیت بالا به انجام می‌رسانند. کار طراحی ست به وسیله طراحان حرفه‌ای و مجربی که تجربه سالها فعالیت در این زمینه را دارند، صورت می‌گیرد.
قیمت طراحی ست اداری بر اساس نوع پروژه تعیین می‌شود. درخواست المان‌های مختلف توسط کارفرما از دلایل اصلی تغییر هزینه‌هاست. برای مثال برخی برندها به کارت شناسایی نیاز ندارند و برخی دیگر طراحی این کارت‌ها را نیاز دارند. به همین دلیل نوع پروژه موجود بر قیمت طراحی ست‌های اداری تاثیرگذار است.
به‌طور کلی یک ست استاندارد اداری شامل طراحی سربرگ، فولدر، فاکتور، کارت ویزیت وپاکت‌نامه است. میانگین قیمت طراحی ست اداری استاندارد 2.200.000 تومان است که البته بر اساس نوع پروژه افزایش یا کاهش می‌یابد.
ست اداری شامل چه چیزهایی می‌شود؟
در طراحی اصولی و استاندارد ست‌های اداری و همچنین قیمت طراحی ست اداری، اوراق اداری بیشترین نقش و استفاده را دارند. منظور از اوراق اداری اقلامی همچون سربرگ، پاکت‌نامه، کارت ویزیت، فولدر، لیبل سازمانی، کارت شناسایی یا پرسنلی و… است. اوراق اداری نیازهای اولیه سازمان‌ها و شرکت‌ها را برآورده کرده و وجود آنها در شرکت ضروری است. در ادامه این بخش در رابطه با اجزای اصلی اوراق اداری که نقش مهمی در طراحی ست دارند، توضیحات مختصری ارائه می‌شود.
- سربرگ: سربرگ از مهمترین ابزارهای ست استاندارد اداری محسوب می‌شود. کاربرد سربرگ اغلب در نامه‌نگاری‌ها مشاهده می‌شود و سایز معمول آن در حدود کاغذ a4 است. استفاده از سربرگ به‌منظور نوشتن گزارشات و ثبت سایر موارد بایگانی نیز صورت می‌گیرد.
- پاکت‌نامه‌ها: پاکت‌نامه‌ها محل قرارگیری سربرگ محسوب می‌شوند و طراحی و چاپ آنها متناسب با اندازه سربرگ صورت می‌گیرد تا سربرگ به‌راحتی درون آن قرار گیرد.
- کارت ویزیت: کارت ویزیت به‌عنوان ابزاری مهم و موثر در برنامه‌های بازاریابی شرکت عمل می‌کند. از این رو به کارت ویزیت، دیوار معرف کسب‌و‌کار نیز می‌گویند. وجود دو ویژگی گیرایی و جذابیت در طراحی کارت ویزیت،سبب می‌شود تا مخاطبان برند، به کار و خدمات شرکت شما جذب شوند و در نتیجه مشتریان افزایش می‌یابند.
- فولدرها: فولدرها یا پوشه‌ها دارای انواع مختلفی بوده و به دلیل نقش اساسی آنها در بایگانی اسناد، بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرند.
